Prácticas de impuestos para trabajo a cuenta propia
Similar a todo lo que concierne a finanzas personales, para las personas que trabajan a cuenta propia el informarse adecuadamente y el ser organizado puede llevar a un mejor futuro financiero.
Empieza por entender el tipo de trabajador que eres, basado en como recibes tus ganancias. Los empleados fijos reciben anualmente el formulario W2 que detalla ganancias e impuestos pagados cada año. En contraste, trabajadores a cuenta propia reciben formularios como 1099 y tienen ganancias en efectivo a lo largo del año.
De acuerdo con el IRS, quienes son dueños de un negocio o contratistas que presta servicios a otros negocios, por lo general son considerados trabajadores por cuenta propia.
Esto incluye a personas que:
Trabajan en construcción y jardinería
Venden manualidades en Etsy
Entregan comida vía Postmates
Llevan personas vía Uber, entre otros.
Los trabajadores a cuenta propia son considerados “contratista independiente”. Esto significa que son responsables de presentar sus impuestos y pagar sus propias contribuciones fiscales.
A continuación, presentamos algunas prácticas para manejar impuestos como trabajador a cuenta propia de manera efectiva y minimizar sorpresas durante la temporada de presentación de impuestos. Si ese es tu caso, te invitamos a tomarlos en cuenta.
Mantén registros precisos de ganancias y gastos
Un aspecto clave de la gestión fiscal efectiva es llevar un registro detallado de tus ingresos y gastos. Es preferible utiliza herramientas de contabilidad o software de gestión financiera para registrar cada transacción.
Lo importante es llevar registros (físicos o electrónicos) de ganancias, guardar recibos, facturas y cualquier documento relevante a tus ganancias y gastos. Esto no solo facilitará la presentación de tus impuestos, sino que también te ayudará a identificar deducciones que podrías haber pasado por alto.
Uno de los beneficios de ser trabajador a cuenta propia es la posibilidad de deducir ciertos gastos relacionados con tu negocio. Esto puede incluir:
Gastos de oficina en casa: Si trabajas desde casa, puedes deducir una parte de tus gastos de vivienda, como el alquiler o la hipoteca, así como los servicios públicos y el internet.
Equipo y suministros: Los costos de herramientas y materiales necesarios para tu trabajo son deducibles.
Viajes de negocios: Si viajas por trabajo, guarda los recibos de transporte, alojamiento y comidas.
Evitar mezclar gastos del hogar con gastos de negocio cobra importancia en este punto. La lista detallada del tipo de deducciones puede ser encontrada en la publicación 334 de IRS “Guía Tributaria para Pequeños Negocios”. Visita también nuestra sección “Hoja de referencia para gastos de negocios” https://www.vitalatino.org/recursos-self-employed para encontrar un listado de los que más comúnmente encontramos durante VITA Latino.
Una de las deducciones más grandes suele ser el uso de vehículo de trabajo. Si trabajas en rideshare o entrega de comida, encuentra mas consejos en este link. Estos gastos pueden ser reportados usando uno de los dos siguientes métodos:
Tarifa de millaje estándar. Proporciona un costo simple e inclusivo por milla (tarifa de millaje standard 2025 es $0.70 por milla; lleve registros mediante bitácora o software).
Método de gastos reales. Utiliza todos los costos de su automóvil (gas, aceite, llantas, registro, etc.), guarde los recibos de todos los gastos.
Paga impuestos sobre el trabajo por cuenta propia
A diferencia de los empleados que reciben W2, quienes tienen estos impuestos divididos entre ellos y su empleador, los trabajadores a cuenta propia son responsables de pagar el equivalente a ambas partes de estos impuestos: Seguro Social - 12.4% y Medicare – 2.9%
Este impuesto como una inversión en tu futuro, dado que podrás gozar de estos beneficios cuando llegues a la edad de jubilación.
Ten en cuenta que, a pesar de hacer esta contribución, siempre es recomendable tener una cuenta personal de jubilación (como un Simple IRA, SEP IRA o Solo 401k).
Encuentra más información sobre este tipo de cuenta en esta página del departamento de trabajo de los Estados Unidos.
Haz pagos trimestrales de impuestos estimados
Los trabajadores a cuenta propia no suelen tener retenciones en sus pagos (diferente a empleados W2), por lo que es su responsabilidad proyectar ganancias anuales y hacer pagos trimestrales de impuestos. Las fechas de pago, según el IRS son: 15 abril, 15 junio, 15 septiembre y 15 enero del año siguiente.
Estos pagos incluyen los impuestos sobre la renta y sobre el trabajo a cuenta propia. Este pago es requerido si se espera adeudar más de $1,000 en impuestos. Al deber más de eso en la presentación anual de impuestos, se pueden recibir multas que aumentan la cantidad de impuestos que se deben pagar.
Es recomendable establecer un fondo específico para tus impuestos. Esto te ayudará a reservar dinero para pagar tus impuestos en lugar de dejarlo para el último momento. Una buena regla es reservar entre el 25% y el 30% de tus ingresos brutos para cubrir estas obligaciones fiscales.
Puedes hacer estos pagos de diferentes formas (consulta esta página web del IRS para más información). Algunas de ellas son:
Pago desde cuenta de IRS (vía cuenta bancaria o tarjetas de crédito o débito)
Direct Pay de IRs.
Aplicación para teléfono IRS2Go
Si tu o tu pareja (con quien presentas impuestos anuales) tienen un trabajo donde reciben un W2, puedes actualizar tus deducciones (formulario W4) y solicitar una retención adicional de impuestos para cubrir este pago mensualmente.
Presenta tu declaración anual de impuestos
Cada año, entre febrero y el 15 de abril (también conocido como "tax day"), todas las personas que ganan dinero deben hacer una declaración de impuestos basada en sus ganancias.
Es en este momento que tener buenos registros de ganancias y gastos se vuelve una ventaja. La preparación efectiva de impuestos puede evitar el costo a largo plazo de una auditoría. Aunque solo unas pocas personas son auditadas cada año, el costo en tiempo y dinero de ser auditado puede ser grande.
Existen algunas prácticas que pueden ser tomadas como "banderas rojas" y que pueden aumentar la posibilidad de recibir una auditoría. Algunas de las más comunes son:
No incluir todos los ingresos (1099).
No incluir pagos de aplicaciones como Zelle, Cash App o Venmo.
Mezclar gastos familiares/personales con los de negocio.
Incluir demasiados gastos o que sean muy altos. Lo que puede llevar a tener una pérdida muy grande o tener pérdidas año tras año.
Reclamar el 100% del uso de su vehículo, si no es de uso exclusivo para trabajo.
Si bien es posible que puedas manejar tus impuestos por tu cuenta, a veces es útil consultar a un contador o profesional fiscal. Ellos pueden ofrecerte consejos específicos sobre tu situación y ayudarte a maximizar tus deducciones, asegurando que cumplas con todas las regulaciones fiscales.
Ten en cuenta también que, al firmar tu declaración anual de impuestos, tomas responsabilidad de toda la información ahí presentada, por lo que está en tu mejor interés sea real y preciso. Esto, especialmente con los gastos de negocio.
Después de la temporada de impuestos, tómate un tiempo para reflexionar sobre tu experiencia. ¿Hubo desafíos? ¿Fueron tus registros suficientes? Usa esta información para mejorar la organización de tus finanzas para el próximo año. Establece recordatorios para la próxima temporada de impuestos y organiza tus documentos a lo largo del año para hacer el proceso más fácil.
La preparación adecuada y la comprensión de tus responsabilidades fiscales son fundamentales para el exito de cualquier trabajador a cuenta propia. Siguiendo estas mejores prácticas, puedes minimizar el estrés y potencialmente ahorrar dinero en impuestos.
Recuerda, no estás solo en este proceso; recursos como Buenas Finanzas Carolinas están disponibles para ofrecerte apoyo y orientación. Espera a partir de septiembre nuestros talleres de impuestos, consultas individuales y oportunidades de voluntariado, mediante nuestro programa de preparación de impuestos gratuitos VITA Latino.
¡Buena suerte en tu viaje hacia la estabilidad financiera!
